تعریف work flow سیستم workflow سیستم اتوماسیون مستندات اطلاعات و task هایی
است که میان متقاضیان ( نیرون انسانی یا کامپیوتر ) یک سازمان بر اساس یک
مجموعه فوانین تعریف شده به منظور دستیابی به اهداف تجاری ، قابل تعریف
میباشد . تفاوت ورک فلو و سیستم مکاتبات قدیمی با ذکر یک مثال : در
نظر بگیرید کاشناس در خواست مرخصی خود را به مدیر ارسال کرده مدیر بعد از
بررسی شرایط اقدام به تایید و یا عودت مرخصی مینماید . بعد از تایید در
خواست مرخصی به مسئول ثبت مرخصی ها ارسال شده و در سیستم حضور غیاب ثبت
میگردد. فرض کنید قانونی در سازمان مبنی بر سقف مرخصی ها (مثلا 3 مرخصی در ماه ) در ماه وجود داشته باشد بنا براین یکی
از بررسی هایی که مدیر بایستی انجام دهد شمارش تعداد مرخصی شخص درخواست
کننده در ماه است و همچنین قانون دیگری در خصوص این فرایند وجود دارد .
برخی کارشناسان ارشد از قانون فوق مستثنی هستند که این پردازش نیز باید
توسط مدیر انجام گیرد . در
صورتیکه تعداد پرسنل در خواست کننده مرخصی زیاد باشد عملا زمان زیادی از
مدیر جهت پردازش های بالا گرفته میشود حال در صورتیکه از یک سیستم فرایند
هوشمند استفاده نمایید با استفاده از قوانینی که توسط سیستم قابل تعریف
است این پردازش ها بدون صرف زمان انجام پذیر است . اجزا workflow : Workflow manegment system سیستمی است که تعریف ایحاد مدیریت و اجرای workflow ها
را از طریق نرم افزار کنترل می کند و قادر است که پروسه ها و ارتباطات بین
انها را از طریق ابزار هایی تعربف نماید . پیاده سازی این سیستم بر اساس مدل Workflow Reference Model خواهد بود . Workflow Reference Modelبیان کننده نمای معماری سیستم مدیریت Workflow که مشخص کننده اجزا و Interface های اصلی هستند، میباشد که توسط سیستم مدیریت Workflow راهبردی می شود . این مدل توسط کمیته WFMC به منظور یکپارچگی و هماهنگی بین تمامی سیستم های Workflow جهان و پیروی آنها از یک استاندارد جهانی ارائه شده است. این کمیته شامل دهها کارشناس Workflow بر اساس استاندارد WFMC از سه جز اصلی زیر تشکیل شده است : :Workflow Process definition ابزارهای
مختلفی ممکن است برای تجزیه وتحلیل، مدلسازی، شرح ومستند سازی یک فرایند
تجاری مورد استفاده قرار گیرند، که مدل به ویژگیهای خاص این ابزارها ونحوه
تعامل آنها وابسته نیست. وظیفه اینابزارها به شرح زیر می باشد · تعریف مدل سازمانی فرایند درسازمان · تعریف نقشها، وظایف، مسئولیتهاوسلسله درمراتب درسازمان · مشخص کردن نقشها وانتساب افراد به نقشها · مدل سازی وبهینه سازی مدل درحین کار خروجی نهایی این مدلسازی , طراحی یک Process definition است که می تواند در زمان اجرا توسط workflow engine تفسیر می شود Workflow Engine یک سرویس یا موتور نرم افزاری است که مسؤل مدیریت گردش فرآیند (آنچه که توسط Definition Tool ارائه شده) می باشد که بدین منظور یک محیط اجرایی Runtime برای یک نمونه Workflow ایجاد کرد وتسهیلات زیر را فراهم می کند . تغییرتعریف انجام شده برای فرآیند کنترل نمونه های فرآیند ( ایجاد ,شروع, خاتمه, توقف, تعویق (..... هدایت فعالیتهای یک فرایند که ممکن است شامل عملیات زمانبندی وتغییر داده مربوط به Workflowباشد که به صورت موازی یا متوالی انجام می شوند. نگهداریRelevant Data Workflow ,control Data Workflow نگهداری وارسال داده مربوط بهApplication بهWorkflow و یا کاربران مشخص کردن زمانهای کاری برای کاربر وایجاد یک واسطه برای پشتیبانی تعاملات کاربراعمال نظارتی برای اهداف کنترلی , مدیریتی وبازرسی یک Workflow Engine می تواند اجرای یک مجموعه از فرایند ها یا زیر پروسه ها ,نمونه هایی با محدوده مشخص وتعریف شده ای از انواع object ها و ویژگیهای آنها ,را کنترل کند . Worklist handler سیستم نمایشگر لیست کارها یک سیستم نرم افزاری است که تبادل اطلاعات بین کاربر(گروهی کاربران) را با سیستم workflow engine انجام می دهد. این سیستم امکان مبادله کارها رابین یک سیستمworkflow engine فراهم کرده وعملیاتی نظیر گزارش دادن به کاربران در مورد وضعیت یک کار را نیز عهده دار است . مزایای اصلی سیستم گردش کار استفاده از سیستمهای Workflow برای سازمانها مزایای مستقیم و غیر مستقیم متعددی را به همراه دارد. از جمله این مزایا میتوان به موارد زیر اشاره کرد · بهبود کارائی · کنترل بهتر فرآیندها · بهبود خدمات به مشتریان · انعطاف پذیری · شفاف سازی و بهبود فرایندهای سازمان · کاهش دادن هزینههای زنجیره تامین مواد و منابع · کوتاه نمودن زمان کل تولید · کاهش انبارداری به حداقل · گسترده نمودن تنوع در تولید · افزایش بهبود کیفیت · ایجاد زمان مطمئن برای تحویل · ساماندهی کارآمد دریافت تقاضا، تولید و تامین منابع در سطح جهانی · فراهم کردن یک دیدگاه منحصربه فرد برای کارها · داشتن افراد مناسب در برخورد با کار در ادامه به توضیح چند مورد از موارد بالا می پردازیم بهبود کارائی در نتیجه اتوماتیکسازی فرآیندهای سازمانی، بسیاری از مراحل زائد در انجام کارها شناسایی و حذف خواهند شد . با حذف این مراحل اضافی مدت زمان بیشتری برای بررسی و انجام کارهای مهمتر وجود دارد , اولویت گذاری برای کارها با دقت بیشتری صورت می گیرد و در نتیجه کارائی کلی سیستم بهبود می یابد . کنترل بهتر فرآیندها در نتیجه استاندارد سازی روشهای کار به همراه امکان نظارت بهتر بر روی کار , کنترل بیشتر و دقیق تری روی فرایندهای سازمان صورت می گیرد و در نتیجه بهبود مدیریت فرایندهای سازمان حاصل می شود. شفاف سازی و بهبود فرایندها به علت بررسی دقیق پروسه ها و فعالیت های هر سازمان درون سیستمWorkflow و ارائه آنها با جزئیات هر چه تمام تر, هر یک از پروسه ها و نحوه ارتباطاتشان با یکدیگر به خوبی مشخص شده که این امر باعث شفاف سازی پروسه های سازمان می گردد . علاوه بر این تعریف و نمایش فرایندها به صورت گرافیکی بهدرک و فهم بهتر آنها کمک می کند . تمرکز برروی فرایندها منجر به بهبود و ساده سازی آنها خواهد شد. بهبود خدمات به مشتریان در نتیجه شفاف سازی فرایندها , پیش بینی پذیری آنها افزایش یافته که این امر منجر به پیش بینی نیازهای مشتریان شده و درنتیجه به بهبود سرویس دهی و پاسخ گویی به مشتریان کمک می کند . انعطاف پذیری به علت تعریف فرایندها در قالبی جدا و متفاوت از پیاده سازی آنها ,کنترل نرمافزاری بر فرایندها تغییرکرده و تجدید طراحی آنها در هر زمان و به سادگی امکان پذیر می باشد . فراهم کردن یک دیدگاه منحصربه فرد برای کارها خودکار سازی گردش کار، با قرار دادن تمامی کارهای شخص در یک لیست واحد و یکپارچه با امکان دسترسی آسان , زمان لازم برای یافتن کار را کاهش داده و به حداقل می رساند . نرم افزار گردش کار می تواند همه محاسبات و تصمیمات را به صورت اتوماتیک و بر اساس قانون , درون فرم های الکترونیکی انجام دهد. داشتن افراد مناسب در برخورد با کار این یک سود کلیدی و حصول بهره وری است. نرم افزار گردش کار، کارها را بر اساس قوانین سازمان خودتان به اشخاص مناسب انتساب می دهد. این بدین معنی است که استثناء هایی که در برخورد با کارهای صحیح و بسیار مهم رخ می دهند , پذیرفته نمی شوند زیرا شخصی که با خطا مواجه شده است نمی داند که چه کاری باید انجام دهد. یک سود دیگر این است که وقتی شما قوانین سازمانتان و نحوه جریان کار را تعریف می کنید , مطمئن می شوید که افراد مناسب تصمیمات سازمان را اتخاذ می کنند. | 
